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Otimize seu tempo de reunião

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Atitudes essenciais para uma boa reunião
Dicas para otimizar o tempo de reunião
Quem já está vida corporativa já assimilou isso como verdade absoluta para o bem e para o mal, as reuniões estão por aqui. É cada vez mais comum ver profissionais saindo de seus postos de trabalho o ano inteiro para voltarem exaustos de tantas reuniões e com diversas demandas para entregar.

Controlar esse movimento, tão ao enraizado como é o metrô na parte da tarde, delimitar prioridades é uma das primeiras atitudes que você pode tomar na sua vida profissional para acabar com o mal das reuniões.

Além disso, ninguém gosta de participar de uma reunião cujo propósito é não ter propósito algum, confundindo e estressando a todos até agora,

Seja objetivo: é muito, muito fácil perder o foco do tema central da reunião e começar a falar sobre qualquer outra coisa no mundo menos o assunto que fez com que todos se reunissem em uma sala para conversar.

Defina os principais tópicos da reunião, que servirão como guia, envie a todos os participantes, mantendo sempre uma cópia impressa para a visualização de todos. Quanto mais informação verídica você obtiver no menor tempo chegarão outros projetos que talvez até the ajude.

Controle o tempo: seja rigoroso Tempo é o ativo mais valioso que profissionais e organizações podem dispor e nenhum dos lados gosta de sentir que o tenha gastado com algo que não vale a pena.

A partir da pauta que irá guiar a reunião, estipule uma margem de tempo para que ela aconteça de maneira calma e controle o tempo de fala de todos, alertando para o término do encontro.

Não trabalhe em outras coisas: muitas pessoas tem o hábito de levar um caderno ou notebook para a sala de reunião  e gerenciar outros assuntos via internet. Grande erro, pois isso tira todo o seu foco no projeto debatido e ainda te causa a impressão de estar distraído para o mundo.

Registre tudo o que foi falado: boas ideias, quando não registradas, também vão parar no lixo. Por isso é importante anotar por si próprio ou delegar a alguém o trabalho de copilar tudo o que foi dito e relembrar as ações algum tempo após.

Termine o assunto por email: ao final da reunião, quando se sentar à mesa, envie um e-mail agradecendo a todos pela participação e escrevendo uma pequena apresentação daquilo que foi conversado no dia, para que esses dados não fiquem perdidos no leme.

Foto: atlante23campanario.blogspot.com

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