A administração do tempo e o trabalho

O dia tem 24 horas e a semana tem 168. Desse tempo, em média, investimos (não gastamos) entre 50 e 65 horas dormindo, de tal maneira que temos menos de 100 horas a cada semana para dividí-las em produtividade no ambiente de trabalho e atividades que nos façam sentir melhor com nós mesmos.

Quando fazemos uma administração correta do nosso tempo, o qual se configura como finito, reduzimos os nossos índices de frustração e tensão, aumentamos nossa autoconfiança e adquirimos uma sensação de satisfação. Não há uma receita para administrar o tempo, cada pessoa é diferente, trabalha e vive de maneira distinta e alcança seu sucesso por um determinado caminho. A maneira certa é aquela  com a qual você obtém os resultados que realmente deseja.

Aprender a administrar o seu tempo de maneira eficiente terá reflexo não somente no aumento da produtividade (e talvez uma melhora na parte financeira), como também na parte que diz respeito à fadiga, ao estresse e à percepção diária da realidade. Como seres humanos distintos, percebemos e processamos as coisas de diversas maneiras e por consequência utilizamos o tempo de formas diversas, portanto não há um estilo único de administração ou gerenciamento que sirva para todas as pessoas.

Um dos fatores que se destaca no momento da administração do tempo é chamado de perda de tempo, por exemplo:

• Falta de objetivos corretamente delimitados: quando não sabemos para onde queremos ir, que caminho escolher ou decisão tomar, quando não estamos seguros do que queremos obter, indo de um lado a outro perdendo a concentração. É neste contexto que aparece a fadiga e a redução da produtividade.
• Não saber priorizar o que é importante e o que é urgente: é um dos erros mais frequentes que fazemos sem nos dar conta, quando confundimos as coisas que demandam nossa atenção imediata com atividades importantes que podem ser realizadas posteriormente.
• Gestão deficiente da própria agenda: quando não contamos com uma agenda ou cronograma que possa organizar nossos horários, o que não nos capacita realizar tarefas de maneira simultânea ou consecutiva.
• Pouco reconhecimento das próprias debilidades: fato é que não podemos fazer tudo ao mesmo tempo, é necessário saber priorizar.
• Hábitos obsoletos: também pode acontecer que a rotina nos leve a utilizar métodos e padrões de trabalho muito rígidos que não se adaptam a todas as tarefas. Por isso é importante inovar, provar diferentes estratégias para realizar nossas tarefas cotidianas. É a forma mais adequada para identificar o melhor caminho de resolução de uma atividade ou problema.
• Comunicação ineficaz: temos que levar em conta a comunicação. Se não transmitirmos a informação de maneira adequada, possivelmente os que estejam ao nosso redor realizem uma tafera de forma equivocada, fato que implicará em uma explicação e instrução repetitiva, resultando na perda de tempo. É melhor investir um pouco mais de tempo em explicar claramente o que desejamos dizer e fazer questionamentos para verificar se fomos bem compreendidos.

É importante não confundir administração do tempo com obsessão, essa última caracteriza-se como um pensamento persistente e irracional, é impossível não ficarmos obsecados pelo tempo em algum momento de nossas vidas. Mas a obsessão  é insana e perigosa, há os que são viciados em trabalho, os chamados workaholics – que buscam a perfeição e o máximo desenvolvimento para obter a sensação de sentir-se mais valioso, que se satisfazem em chegar ao escritório antes do horário previsto, que se sentem obrigados a limpar seu ambiente de trabalho com a finalidade de  se mostrarem funcionários mais organizados.

A produtividade envolve todo um compromisso psicológico e não só uma questão de trabalho e tempo, ela transborda quando se gosta do que se faz, quando se tem confiança de que se faz bem e quando não se é distraído pela culpa de que deveríamos estar fazendo outra coisa. É a relação entre o resultado útil de um processo produtivo e a utilização dos fatores de produção. Ajuste as ferramentas às suas necessidades.

É imprescindível identificar metas, objetivos e prioridades, conhecer as práticas habituais com relação à organização e à planificação do tempo. É importante também conhecer o ciclo vital do trabalho e adaptar o planejamento ao tempo, selecionando as estratégias mais idôneas para alcançar as metas.

É você quem faz a administração do seu tempo, a qual lhe indicará sua maneira de ser e sua forma de viver e ver o mundo. Para que essa tarefa seja realizada de forma que venha ao encontro do seu próprio bem-estar e do desejo de dever cumprido, não deixe de analisar alguns princípios básicos para tornar seu dia-a-dia mais eficiente e sua produtividade alta.

A utilização efetiva do tempo pode ser facilitada por uma simples lista de atividades ou um simples plano do seu tempo – cronograma. Utilize os últimos 20 minutos de trabalho para planejar as tarefas do dia seguinte, mesmo esse planejamento não saindo 100% como o esperado, o essencial é que haja o respeito com as atividades e os compromissos estabelecidos. Usufrua de seu tempo em relação à importância das atividades, priorizar é saber administrar. Estabelecer um determinado tempo e datas limites para realizar determinada tarefa ajuda na hora de vencer a indecisão.

Devemos evitar perder o foco dos objetivos e resultados que desejamos alcançar, há que pôr concentração nos esforços em cada atividade realizada. Não confunda movimentos com realizações e atividades ou ações com resultados. O tempo utilizado nas resoluções de problemas deve ser realista e limitado, de forma que se ignore aqueles problemas que tendem a se resolver por si mesmos, isso significa economia de tempo. Não prolongue tomar decisões, em meio a este despedício de tempo podemos perder oportunidades valiosas e aumentar a tensão diante de datas limites, não espere o seu deadline.

As atividades de rotina que não representam um alto valor devem ser descartadas até aonde seja possível e permitido. Agrupe as atividades similares, elimine a repetição e reduza as interrupções. Seu ambiente de trabalho é mais importante do que você imagina na administração do seu tempo, mantenha ele eficaz e confortável e a produtividade crescerá. Lembre-se que a administração do seu tempo é como uma partida de futebol: de nada adianta jogar fantasticamente durante os 90 minutos se não houver a eficácia de marcar um gol. 

Foto: blogopositor.com