Porém, se o objetivo é otimizar seu tempo e trabalhar de forma realmente produtiva, saber lidar com essa ferramenta pode ser uma ótima lição para disciplina e um incentivo para organizar suas demandas em outros aspectos da vida.
E como fazer isso?
Planeje em quais horários você vai ler e responder as mensagens recebidas
Pode não parecer, mas ao receber um novo e-mail ou realizar uma consulta a um site, acabamos nos desconcentrando e, por consequência, demorando mais para voltarmos ao foco necessário. E esses minutos perdidos podem ser preciosos em cargos mais estratégicos, que demandam total atenção.
Se esse é o seu caso, vale a pena estabelecer horários específicos para abrir sua caixa de mensagens. Se a sua profissão impedir um tempo tão espaçado, tente consultar seu e-mail de hora em hora e deixar para responder as coisas importante de uma vez só.
E, no momento em que decidir adotar essa prática, avise aos seus subordinados, clientes e demais interessados sobre sua rotina, pois eles também precisarão se organizarem para que suas mensagens sejam respondidas com a maior rapidez possível.
Tenha método
Organização é a palavra-chave: separe o conteúdo em pastas, crie meetings para o que for necessário e intercale os e-mails urgentes com os importantes e triviais, para não se cansar logo nas primeiras respostas.
Seja objetivo
Uma dica importante, mas que poucos colocam em prática, é que essa foi uma forma criada para agilizar a comunicação. A partir do momento em que o processo fica mais lento por causa da demora em desenvolver a mensagem, vale a pena utilizar outros meios.
Converse com as pessoas, pessoalmente ou por telefone, ou marque uma reunião. É importante lembrar que alguns casos, mesmo que iniciados via on-line, são melhor conduzidos quando todos estão reunidos em um único lugar e focados em uma mesma meta.
Responda a todos
O objetivo principal ao padronizar a resposta de e-mails é otimizar seu tempo e melhorar a resposta. Por isso, tenha para si a meta de responder uma mensagem, no máximo até o dia seguinte. Isso traz mais segurança para a equipe e faz com que o profissional seja visto como alguém responsável e que traz sua opinião quando a mesma e solicitada.
Foto: denarofacile.wordpress.com
