Já falamos aqui sobre a diferença entre a urgência e a prioridade, possivelmente muitas vezes você deixou uma gaveta toda desorganizada onde não era possível encontrar um grampo ou clipes sequer, porque você tinha um relatório importante para entregar, e arrumar a gaveta ia fazer você perder tempo. É claro que vez por outra não há escolha, é preciso fazer o que é urgente, o que é para entrega no dia, isso é parte do nosso cotidiano de trabalho e não conseguiremos excluir todas as urgências de nossas vidas. Mas todos sabem que são essas “urgências” que causam tanto estresse e problemas, o ideal é nos livrarmos das urgências para poder controlar todo o nosso dia a dia sem grandes surpresas.
Porém, não percebemos que perde-se muito tempo quando o ambiente de trabalho esta desorganizado. O estresse é muito mais alto quando não encontramos o que é preciso para concluir determinado trabalho com a agilidade necessária, os níveis de estresse também sobem velozmente quando percebemos que o objeto que desejamos foi colocado em outro lugar, ou então quando a bagunça é tanta que só é possível olhar para lá e a atenção fica desfocada. Atenção desfocada é obrigatoriamente igual à produtividade abaixo do esperado e/ou desejado. Então não procrastine a limpeza, ela merece um horário na sua agenda rotineiramente. Se você tomar pequenas providencias para deixar a limpeza e organização em dia o tempo perdido será muito pequeno. Veja algumas dicas importantes:
- Passe a limpo suas anotações. Sempre que seus blocos de notas, agenda ou fichário estiver com números irreconhecíveis, tiver anotações que no momento não fazem mais nenhum sentindo passe tudo à limpo em uma nova página, são alguns minutos que te evitaram uma confusão mental no meio de uma ligação importante ou se equivocar com dados que precisa passar a algum colega ou cliente.
- Organizar os objetos do trabalho. Não faça de sua gaveta arquivo fixo. Evite guardar jornais, revistas e catálogos que não dizem respeito a seu trabalho. Mantenha um cesto de lixo próximo à sua mesa, assim você evita acumular papéis inúteis novamente. Mantenha na sua mesa só as canetas que funcionam. Crie uma caixa de entrada e de saída de seus documentos e materiais.
- Limpe e organize sua mesa e local. Estudo da Universidade de Minnesota, nos EUA, descobriu que as pessoas que trabalham em uma mesa organizada são mais propensas a ser mais caridosas e ter uma alimentação saudável do que aqueles que trabalhavam em um lugar bagunçado.
“Segundo a gerente de relacionamento e negócios Flávia Rosa de Souza, a mesa de trabalho reflete a personalidade da pessoa. “Se você é assim no trabalho, é assim na sua casa, com seu carro, com sua vida”, disse. A especialista afirma que o principal problema da desorganização é o tempo que se perde procurando coisas que poderiam ser facilmente encontradas se o local estivesse arrumado, o que reflete diretamente na produtividade”.
- Limpar e organizar o desktop. No computador é tudo minimalista, quando se tem muitos ícones na área de trabalho ou documentos importantes fora de pastas, pode te deixar louco na hora de enviar aquele arquivo importante para seu chefe ou colega de trabalho, já contabilizou o tempo que você passa procurando um arquivo em seu computador? Faça o teste se esse tempo passar de 15 segundos já é um alerta e merece atenção, mas se passar de 30 segundos é realmente bom dar uma reorganizada nos arquivos, renomeá-los, organizar em pastas e etc. Passamos muito tempo no computador e se o tempo que procuramos arquivos é significativo além de perder tempo durante o dia (que poderíamos destinar a outras coisas) elevamos o nosso nível de estresse e frustração a um grau significativo.
- Limpar e passar antivírus no notebook. Você já imaginou em ficar sem qualquer acesso ao seu computador por um dia inteiro? Para alguns pode até parecer o fim do mundo ou a perda de muitos reais, talvez até milhares de reais. Então manter o notebook ou o computador de trabalho ‘saudável’ é algo indispensável, e um modo simples de fazer isso que nem sempre nos lembramos é mantê-lo limpo, com o cooler (o ventilador do computador), sem interruptores do ar que deve ventilar, funcionando bem e um bom antivírus funcionando no seu computador pode proporcionar uma vida útil longa ao computador como um todo.
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