Quem nunca se queixou que gostaria de estudar mais, praticar algum esporte, comer melhor, fazer algum hobby e não tem tempo? Que atire a primeira pedra!
Christian Barbosa é um dos administradores de tempo de excelência no Brasil, e um alerta que ele faz em seus livros e palestras é: “você não tem tempo ou você não tem prioridade?”. Pois uma coisa é completamente diferente da outra, mas uma interfere diretamente na outra, aí a gente acaba confundindo tempo com prioridade, o dia acaba corrido, as horas de folga são mal gastas e você trabalhador moderno sempre cansado e estressado, gastando dinheiro aonde não precisaria (médicos, farmácia, terapias) e se frustra quando nunca sobra dinheiro no final do mês.
Vamos falar de alguns dos principais ladrões de tempo nos nossos dias e como driblá-los conquistando um tempo extra. Você vai se surpreender como alguns minutinhos economizados podem colaborar para arrumar o caos que se instala vez por outra no seu trabalho e em casa.
As tecnologias são usadas por todos, mas o uso indiscriminado delas prejudica diretamente o nosso raciocínio, cansando a mente e a nossa saúde.
Celular é um dos principais, talvez o principal vilão dos tempos modernos. Se você trabalha atendendo cliente pelo celular, colocá-lo no modo ‘vibrar’ é um fator que ajuda e muito, acredite! Ouvir uma chamada após a outra com um toque que se repete a casa minutos pode ser muito estressante. Se é necessário o celular para seu trabalho você vai estar com ele por perto e pode senti-lo ou escutá-lo vibrar, faça o teste e veja que no fim do dia você estará menos estressado só por não ouvir o mesmo toque ‘milhares de vezes’. E se você está ocupado com alguma outra coisa e não pode atender o telefone? Ele vai ficar tocando e você vai se irritar atendê-lo e pode até parecer ríspido com a pessoa do outro lado, não é mesmo?! Se ele só vibrar você pode retornar a ligação quando não mais estiver ocupado. Se você não trabalha com o celular é mais um motivo para você colocá-lo no silencioso na hora de trabalhar e não ficar respondendo os amigos no horário de expediente.
Email é algo que tira a nossa produtividade sem que percebamos. O fato de deixar o email aberto e olhar toda hora para verificar se chegou algum email, se entreter com spans e emails de promoções é o que há de mais comum nos nossos dias e nós nem percebemos quando estamos fazendo. Se suas comunicações importantes são feitas muitas vezes por dia e só por email eu aconselho que você escolha um dentre as inúmeras opções de programas gerenciadores de email e programe ele para aparecer alertas de hora em hora, assim você não se atrasa com as respostas mais não se distrai a cada 5 minutos para verificar se por ventura tem algo importante lá. Os filtros dos próprios provedores de email são bons aliados para que você classifique o que é lixo e o que você precisa ler. Use-os. Se você não precisa verificar o email tanto assim é coerente marcar algumas horas do dia que você vai verificar seu email e responder (por ex.: 15 minutos a cada 3 horas pode ser dedicado a olhar e responder os emails).
Reuniões mal planejadas são um dos principais ladrões de tempo e dá prejuízos financeiros para a empresa. Você tem algum cargo de liderança? Você já pensou quanto tempo e dinheiro você tem tirado da sua equipe e consequentemente da empresa? Reuniões precisam ser feitas, mas vamos analisar alguns pontos:
- Quantas vezes é necessário que uma turma de pessoas fique sentadas sem fazer nada enquanto aguarda um membro importante da reunião para começar?
- Quando o coordenador da reunião pede alguma sugestão, faz alguma pergunta e ninguém consegue responder, pois uma argumentação demanda um pouco de tempo… várias vezes a turma sai da reunião sem nenhuma respostas, e o pior, com a próxima reunião para discutir os mesmos assuntos marcada.
Citamos aqui sómente duas praticas que todos conhecemos e já passamos que rouba horas preciosas dos nossos dias. As reuniões precisam ser preparadas, as pessoas informadas sobre o objetivo e as discussões propostas na reunião. Quem tem que apresentar alguma demonstração ou algum documento deve ser informado para estar pronto, não prolongue as coisas mais do que necessário. E use a tecnologia para otimizar o tempo, grupos de trabalho podem ser montados em plataformas online para pequenas discussões e esclarecimentos, chats e pequenas conferencias podem ser feitas pelo computador, eliminando o fato de pessoas terem que se deslocar.
No próximo artigo falaremos mais sobre reuniões e como evitar que elas roubem o tempo da sua equipe. Enquanto isso você pode ler mais sobre fatores que atrapalham a sua produtividade aqui.
Foto: catalisisliderazgo.wordpress.com
