A palavra Netiqueta pode ser considerada uma expressão da gíria moderna, decorrente da fusão de duas palavras, o termo inglês net, que significa rede, e o termo etiqueta, que significa um conjunto de normas de condutas sociais. Então podemos traduzir Netiqueta como, a etiqueta da rede.
Um dos meios eletrônicos mais usados para comunicação é o e-mail, e algumas pessoas ainda não aprenderam que o seu uso para fins profissionais deve ser diferente do uso para fins pessoais. Isso pode acabar causando alguns constrangimentos no trabalho.
Confira abaixo algumas regras sobre o uso do e-mail no ambiente de trabalho.
O correio eletrônico ou e-mail, como é mais conhecido, é uma prática e eficiente ferramenta de comunicação, tanto para uso pessoal quanto para profissional.
Justamente por esse motivo, é preciso estar atento à linguagem mais adequada para cada tipo de ambiente. Algumas pessoas acabam levando para o ambiente de trabalho alguns vícios e manias características de salas de bate papo e mensagens instantâneas.
A boa educação e a etiqueta não se aplicam apenas ao mundo real. Afinal, no mundo eletrônico também lidamos com pessoas.
Trocar mensagens com seu colega de trabalho não é a mesma coisa que trocar mensagens com seu colega de escola.
Em primeiro lugar devemos saber que, em sistemas empresariais a propriedade das mensagens é da empresa. Portanto, evite trafegar conteúdo particular através deste meio, visto que a confidencialidade não pode ser garantida. Crie uma conta pessoal para este fim.
A mesma cordialidade com que você inicia uma conversa pessoalmente deve ser usada nos meios eletrônicos. Não se esqueça de dar bom dia, boa tarde ou boa noite no início das mensagens, pois mesmo que para algumas pessoas isso não seja importante, para outras, isso pode ser considerado falta de educação, e você não precisa correr esse risco no ambiente de trabalho.
Outra regra básica, mas também muito importante, é o correto preenchimento do campo Assunto ou Subject. Preencha este campo de forma clara e objetiva, pois é como se fosse o titulo da mensagem. Este campo ajuda o destinatário a perceber de imediato do que se trata a mensagem.
Além das regras básicas de gramática, procure utilizar apenas as abreviaturas reconhecidas oficialmente, e evite emoticons e abreviaturas utilizadas em bate papo informal na net, como vc, tb, etc., pois o destinatário pode não ter o mesmo conhecimento que você, e por causa desses detalhes, seu texto pode não ser bem compreendido.
Por falar em destinatário, este deve ser o último campo a ser preenchido, pois evita que, sem querer, você acabe enviando a mensagem antes de ela estar pronta e de revisá-la.
Evite enviar informações confidenciais através do correio eletrônico, e não se esqueça de que as correspondências eletrônicas podem ser usadas em tribunais como provas em casos de injúria, calúnia, difamação, assédio moral, etc. Por isso, não alimente discussões acaloradas e não responda a provocações de cabeça quente. Alguns assuntos devem ser tratados por telefone ou pessoalmente.
Cuidado ao repassar piadas, correntes ou avisos de vírus, algumas pessoas não gostam de receber esse tipo de conteúdo, principalmente no ambiente de trabalho.
Procure escrever textos leves e claros, não exagere em negritos, letras coloridas e palavras escritas em letra maiúscula, que soam como se você estivesse gritando.
Não abuse dos avisos de Urgente ou Importante, ou da opção Alta Prioridade, pois isso pode fazer com que esses avisos percam o seu sentido e você caia em descrédito.
Envie arquivos pesados somente quando isso for indispensável.
Através do e-mail é muito fácil enviar uma informação para vários destinatários ao mesmo tempo, mas evite exagerar, para não copiar pessoas que não estão interessadas no assunto.
Deixar de responder equivale a ignorar um telefonema. Responda o mais rápido possível. De preferência em um prazo máximo de 48 horas. Caso você precise de mais tempo, acuse o recebimento e informe que a resposta completa seguirá depois. Responda sempre no e-mail recebido, para que o histórico fique visível.
Sempre que for se ausentar por mais de 48 horas ou não puder responder no mesmo período, deixe uma mensagem automática de ausência, pois assim você informa ao remetente que uma resposta não chegará por determinado período.
Quando você estiver aguardando uma resposta, não envie e-mail de reforço e confirmação perguntando se o destinatário recebeu a mensagem, e respeite o prazo de 48 horas.
Ao encaminhar um e-mail, não o envie sem nada escrito, explique um pouco do conteúdo que está sendo encaminhado ou use pelo menos PSC (para seu conhecimento) ou FYI (for your information).
Assine suas respostas. Algumas empresas possuem uma assinatura padrão com nome, telefone, endereço e departamento. Procure utilizar essas informações, pois isso facilita outras formas de contato.
É importante saber que colegas de trabalho são diferentes uns dos outros, alguns aceitam informalidades, outros preferem manter a formalidade no ambiente de trabalho, por isso, adapte sua forma de contato a cada destinatário. Na dúvida, siga as regras da Netiqueta para não correr o risco de ser mal interpretado.
Em breve publicaremos outras orientações sobre a comunicação na internet.
Foto: 2dmanjon
